Începând cu 1 ianuarie 2024, oricine deține o firmă, un ONG sau un PFA și desfășoară relații B2B are obligația de a raporta facturile prin sistemul e-Factura, prin intermediul Spațiului Privat Virtual. Obligativitatea este introdusă în baza legii 296/2023 și este planificată pe etape. Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual (SPV), accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.
Iată etape graduale și sancțiunile care vor fi impuse dacă acestea nu sunt respectate:
• Începând cu 1 ianuarie 2024. Emitenții de facturi trebuie să raporteze documentele în e-Factura, dar sunt obligaţi să le transmită şi destinatarilor prin modalităţile curente (format tipărit, e-mail etc.). Singura excepție o constituie situațiile în care atât emitentul, cât și destinatarul sunt deja înregistrați în Registrul e-Factura.
• Începând cu 1 aprilie 2024. Se sancţionează cu amendă nerespectarea termenului limită de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura – de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru marii contribuabili, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice.
• Începând cu 1 iulie 2024. e-Factura va fi singurul canal prin care se vor mai putea transmite facturile, orice altă formă a acestor documente urmând să fie lipsită de efecte fiscale. Primirea și înregistrarea unei facturi în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Sistemul național privind facturarea electronică RO e-Factura este disponibil în Spațiul Privat Virtual (SPV) și poate fi accesat exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică calificată pe token sau la distanță, emis de un prestator de servicii de încredere calificat, acreditat conform cerințelor Regulamentului eIDAS nr. 910/2014.
Indiferent de mediul pe care este stocată (pe token sau în cloud), semnătură electronică calificată certSIGN poate fi obținută simplu și de la distanța, prin identificare video. Aceasta este echivalentă cu prezența fizică, fără să fie necesară deplasarea la sediul certSIGN. Pentru a obține ușor certificatul pentru semnătură electronică este necesar ca utilizatorul să aibă o conexiune bună la internet, o carte de identitate valabilă și un laptop sau telefon cu o cameră funcțională. După ce introduceți datele necesare procesului de înregistrare, certSIGN demarează procedura de identificare remote. Aceasta include scanarea buletinului, scanarea facială și validarea numărului de telefon. După ce se încheie procedura, veți primi, în maximum 24 de ore, un email de validare a datelor procesate.
