* Carnetele de munca trebuie pastrate 50 de ani, iar titlurile de proprietate – 100 de ani !
Si pana in urma cu doi ani, dar mai cu seama dupa ce criza economica a pus stapanire si pe Romania, tot mai multe societati comerciale au decis, intre alte masuri menite sa conduca la reducerea costurilor, sa-si externalizeze activitatea privitoare la arhivarea si pastrarea in conditii de siguranta a documentelor prevazute de lege. Avem in vedere statele de salarii, carnetele de munca, documentele financiar-contabile, dosarele de personal etc. Astfel aveau sa apara pe piata, de la un an la altul, tot mai multe firme cu un asemenea profil de activitate. Mai cu seama ca nici conditiile de functionare impuse de lege nu erau deloc severe: erau suficiente existenta unui spatiu de depozitare a arhivei, doi-trei oameni si un calculator performant si firma putea porni la drum. Iar multi au inregistrat profituri frumusele dintr-o asemenea prestare de serviciu.
De acum incolo, insa, lucrurile se vor schimba. Potrivit unui proiect de lege adoptat de Guvern si trimis spre aprobare Parlamentului, firmele cu profil de arhivare a documentelor vor fi obligate sa solicite autorizatie de functionare din partea Arhivelor Nationale, precum si avizul Ministerului Administratiei si Internelor. Dar aceste autorizatii vor fi eliberate de institutiile respective numai dupa ce, in prealabil, se va constata, la fata locului, ca firmele cu pricina indeplinesc o serie de conditii, cum ar fi: angajatii sunt calificati in meseria de arhivar; spatiile disponibile asigura conditiile necesare pentru pastrarea in deplina siguranta a actelor financiar-contabile si a celorlalte documentelor. Cu alte cuvinte, nu ploua prin acoperis, peretii nu sunt plini de igrasie, depozitul este prevazut cu sistem de ventilatie sau de prevenire a incendiilor s.a. De ce noul act normativ impune atatea restrictii? Simplu. Pentru ca si termenele de pastrare in siguranta a documentelor arhivate sunt destul de lungi. Astfel, daca vorbim despre registrele si documentele justificative sau contabile – termenul respectiv este de 10 ani, in cazul dosarelor de personal si al statelor de plata – de 20 de ani, iar in privinta autorizatiilor de construire si a titlurilor de proprietate – termenul trebuie sa fie de 100 de ani!
Prin specificul activitatii sale, Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM) Prahova, spre exemplu, opereaza cu sute de mii de carnete de munca. Actualmente, acesta si-a dat acordul ca un numar de 443 de angajatori de pe raza judetului sa completeze si sa pastreze la sediul acestora carnetele de munca ale propriilor angajati. Dupa cum ne-a declarat directorul ITM Prahova, Dumitra Ionescu, in urma controalelor efectuate, pana acum, de catre inspectorii de munca, „nu au fost constatate neconformitati referitoare la modul in care sunt pastrate documentele de personal ale angajatilor si implicit carnetele de munca”.
D. CONSTANTIN
