Lipsa spatiilor de pastrare special amenajate pentru depozitarea documentelor care fac parte din fondul arhivistic, aceasta este principala problema constatata de catre reprezentantii Directiei Judetene a Arhivelor Nationale la nivelul primariilor prahovene controlate pana in prezent.
De la inceputul anului si pana acum, au fost controlate aproximativ 20 de primarii, dupa cum ne-a precizat directorul institutiei, Raluca Andreescu, dintre care amintim: Valea Calugareasca, Brazi, Gherghita, Fantanele etc. „Majoritatea primariilor se confrunta cu inexistenta unor spatii corespunzatoare pentru cantitatea de arhiva pe care o detin. In plus, aceste spatii trebuie amenajate special, conform legii, cu grilaje, sistem antifoc etc. Iar costurile nu sunt foarte mari pentru a asigura aceste conditii care sunt obligatorii. Totodata, responsabilii de arhiva au mult prea multe responsabilitati, ceea ce ii impiedica sa se ocupe suficient de activitatea arhivistica. Aceasta este lasata intotdeauna pe ultimul loc, deoarece nu este constientizata importanta ei. Primariile sunt principalii creatori de documente si ar trebui sa aiba grija de acestea”, a adaugat interlocutoarea noastra.
Principalele responsabilitati ale responsabilului de arhiva, conform Ordinului 217/23 mai 1996, sunt: * sa initieze si sa organizeze activitatea de intocmire a nomenclatorului dosarelor, in cadrul unitatii respective * sa verifice si sa preia, de la diversele compartimente, pe baza de inventare, dosarele constituite; sa intocmeasca inventare pentru documentele fara evidenta, aflate in depozit * sa cerceteze documentele din depozit in vederea eliberarii copiilor si a certificatelor solicitate de cetateni * sa puna la dispozitie, pe baza de semnatura, si sa tina evidenta documentelor imprumutate compartimentelor creatoare * sa organizeze depozitul de arhiva, conform prevederilor legale.
Dupa cum ne-a mai precizat directorul institutiei, primariile care nu s-au incadrat in prevederile legii au primit termene de conformare, cuprinse intre 10 zile si 6 luni. „In anul 2008, se vor face controale de revenire la respectivele primarii, dar vor incepe si controale noi la alte primarii comunale si orasenesti. Pentru nerespectarea legii in domeniul arhivistic, sanctiunile contraventionale sunt cuprinse intre 1.000 – 25.000 lei”, a mai precizat Raluca Andreescu.
Camelia NASTASE
